Dentro de las organizaciones es común escuchar proyectos fallidos y recursos desperdiciados derivado a factores como: falta de planeación, no tener un responsable único del proyecto, alcance mal definido, cambios no controlados, entre otros. Un estudio realizado por el PMI® en 2017 indica que “las organizaciones están desperdiciando un promedio de $97 millones por cada $1.000 millones invertidos debido al deficiente desempeño en los proyectos”.
Acorde al PMBOK (la Biblia de los administradores de proyectos) : “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.”.
Una correcta gestión de proyectos combina la planeación estratégica con una coordinación precisa y una ejecución eficiente. Dominar este proceso puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
La importancia de la planeación
Una planeación adecuada es el primer paso para garantizar el éxito de un proyecto. Este proceso implica definir los objetivos, identificar interesados clave, elaborar un cronograma, asignar recursos y prever riesgos. El plan de gestión del proyecto debe ser tan robusto y flexible como para ajustarse a las eventualidades.
De la planeación a la ejecución
Una vez que se ha trazado el camino, la ejecución efectiva del proyecto requiere un liderazgo fuerte y habilidades de comunicación. El gerente de proyectos debe asegurarse de que todos los miembros del equipo entiendan sus roles y responsabilidades.
“Un buen gerente de proyectos dedica el 90% de sus actividades en comunicación clara y eficiente”
Es crucial contar con un sistema de monitoreo y control durante la ejecución. Este sistema debe permitir el seguimiento constante del rendimiento del proyecto, utilizando métricas clave como los indicadores de costo y tiempo. Aquí, el control de cambios integrado juega un papel importante, gestionando adecuadamente las solicitudes de ajuste sin perder de vista los objetivos originales.
Cierre y lecciones aprendidas
Documentar los resultados y las lecciones aprendidas es vital para mejorar los futuros proyectos y no tropezar con la misma piedra.
En conclusión, tener una adecuada metodología de proyectos, incrementará las probabilidades de éxito, permitirá monetizar la inversión y mejorará significativamente el estado de animo de los equipos de trabajo.
Miguel Ángel Martínez Islas
Director de Innovación y Transformación Digital.
